NoPaper, Archivo electronico de documentos

1 - NoPaper, archivo electronico de documentos e imagenes

NoPaper es un conjunto modular de programas diseñados para simplificar la organizacion electronica del archivo de documentos de una oficina.
NoPaper es la solucion actual a los pesados y voluminosos archivos convencionales.
NoPaper le permite mediante un modo de operacion rapido y sencillo identificar y clasificar documentos en funcion a multiples referencias.
NoPaper es capaz de resolver las necesidades de cada empresa o institucion. Por esta razon el software se selecciona y adapta a cada necesidad especifica, tiene multiples posibilidades de parametrizacion para que la solucion sea idonea en cada caso.

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2 - NoPaper, Caracteristicas Generales

NoPaper utiliza como sistema de interaccion con el usuario el standard de entorno grafico Windows y para el control de los ficheros un sistema de gestion de base de datos relacional con consultas a traves del estandar SQL

NoPaper registra los documentos mediante su digitalizacion en un Scanner, los clasifica e identifica segun los criterios preestablecidos y los archiva en un sistema de almacenamiento masivo, del tipo Disco optico, Disco Magnetico de gran capacidad o Jukebox. Una vez archivados los documentos se pueden consultar, visualizar o imprimir recuperandolos mediante el conjunto de datos que se anotaron para identificarlos.

Los criterios de seleccion y busqueda de los documentos guardados no estan limitados a tipos o campos concretos sino que pueden comprender uno, varios o todos los campos definidos, conectandolos con operaciones logicas del tipo mayor, menor, igual, diferente, y, o, no, suma o resta de campos y usar comodines del tipo * o ?.
NoPaper se agrupa en tres areas principales : Configuracion de la Aplicacion, Gestion de los Documentos y Captura masiva.

Al conjunto de la aplicacion se accede a traves del menu principal, despues de entrar la clave de acceso con la que se identifica a cada usuario. Con este sistema de menus lo se pretende es que la utilizacion de NoPaper como herramienta ofimatica no suponga una carga adicional para el usuario en el momento de tener que realizar cualquiera de las operaciones disponibles.

Se trata de una aplicacion estandar y totalmente parametrizada que cubre formas distintas de manejo de los documentos y de las aplicaciones, de catalogacion de dichos documentos y tambien varios metodos de reproduccion de los que ya estan almacenados.

Todos los menus son del tipo boton al que se puede acceder mediante una pulsacion del raton o bien tecleando el caracter que aparece subrayado. Siempre existira en pantalla un menu que describira las operaciones posibles en todo momento. Al escoger una opcion podran aparecer otros submenus o tambien cajas de dialogo que requieren de una manera visual la seleccion de parametros o la digitacion de campos.

NoPaper almacena los documentos digitalizados en forma comprimida, usando algoritmos standard CCITT Grupos III y IV. Este proceso puede reducir el espacio necesario para almacenar los datos por un factor de 25. Una hoja del tamaño DIN-A4 digitalizada a 300 DPI viene a ocupar una media de 1 Mb., y en su forma comprimida ocupa entre 40 a 60 Kb. Cuando se trate de visualizar o imprimir, se descomprime antes la imagen a su formato original.

Las imagenes se visualizan en la ventana de paginas. Esta ventana se trata como cualquiera otra de Windows, esto es, se puede modificar sus dimensiones o posicion, agrandarla hasta ocupar toda la pantalla o hacerla desaparecer. Se dispone de las opciones necesarias para hacer rotaciones de la imagen, agrandarla o achicarla, visualizar solo una parte de la misma y aplicar filtros para mejorar su presentacion.

NoPaper parte de una organizacion jerarquica de los documentos, esto es, si usamos un simil ofimatico, podemos dividirlos en un armario que contiene cajones, dentro de los cajones hay carpetas y documentos, y dentro de ellos hay hojas. Trasladando este simil a NoPaper, el armario corresponde al entorno operativo NoPaper, los cajones corresponden a las diferentes aplicaciones que agrupan paginas con contenidos similares : aplicacion de facturas, aplicacion de contratos, aplicacion de catalogos, etc. Las carpetas y documentos corresponden a cada uno de los elementos unitarios de la base de datos y las hojas corresponden a las paginas a digitalizar.

Tambien se dispone de otros elementos llamados grupos de imagenes. En terminologia NoPaper esto es un lugar que sirve para agrupar imagenes digitalizadas masivamente, pertenecientes a un mismo tema, para su posterior distribucion a las carpetas y documentos. Los grupos de imagenes se crean y eliminan una vez distribuidas las paginas que contienen, a discrecion del operador, por lo cual deben considerarse como elementos temporales y perecederos. Un grupo de imagenes se asigna a una aplicacion en concreto. Cada aplicacion dispone de sus propios grupos de imagenes y en un momento dado solo se tiene acceso a las de la aplicacion activa en este momento.

Los grupos de imagenes se pueden distribuir de forma semiautomatica, identificando cada pagina de forma visual, o bien, de forma automatica, usando un proceso de OCR.que las indexa automaticamente.

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3 - NoPaper, Descripcion Operativa

Los componentes principales de que consta NoPaper son los siguientes:

  • Area de Configuracion:
  1. Generacion, borrado y modificacion de aplicaciones. Indices con claves unicas o no, con campos tipo hora, fecha, numericos, alfabeticos. Atributos obligado, mayusculas, sistema, no modificable, contador y tabla.
  2. Control de acceso de los usuarios a las aplicaciones mediante proteccion por clave. Lista de aplicaciones a las que puede acceder cada usuario. Control de acceso a determinadas funciones dentro de cada aplicacion.
  3. Mantenimiento de los parametros programables de la aplicacion. Parametros por defecto del sistema de imagen y del scanner.
  4. Mantenimiento de los parametros programables de los discos opticos. Configuracion del tipo de disco optico. Asignacion de letras de unidad de discos opticos y bases de datos a cada estacion cliente de la red.
  5. Mantenimiento de los ficheros tipo tabla (ficheros codigo - descripcion).
  • Area de Gestion de Documentos:
  1. Seleccion de la aplicacion activa con la que operar (de las autorizadas para el usuario actual).
  2. Creacion, Modificacion y Eliminacion de carpetas y documentos. Listados y reports configurables por el usuario.
  3. Busqueda, seleccion y filtrado de carpetas o documentos por uno o varios campos conectandolos con operaciones logicas del tipo mayor, menor, igual, diferente, y, o, no y uso de comodines del tipo * y ?. Las condiciones de filtrado se pueden guardar, reuitilizar y reeditar.
  4. Modulo de importacion y exportacion de registros a las bases de datos de NoPaper y a las tablas auxiliares de tipo codigo - descripcion.
  5. Gestion de las paginas contenidas en cada carpeta o documento : borrado, modificacion de titulos, visualizacion, impresion, digitalizacion de nuevas paginas mediante el scanner e incorporacion de otras procedentes de grupos de imagenes. Tambien se pueden añadir ficheros generados por cualquier otro programa. Mediante conexion DDE/OLE/ActiveX se llamara a estos programas para visualizar e imprimir los ficheros guardados, con lo cual NoPaper se convierte en un archivo multimedia.
  6. Posibilidad de incorporar captura de video, mediante hardware especializado. (modulo opcional)
  • Area de Grupos de Imagenes:
  1. Creacion, Modificacion y Eliminacion de grupos de imagenes para captura masiva de paginas.
  2. Distribucion manual de las paginas a diferentes carpetas o documentos.
  3. Distribucion OCR (indexacion automatica) de las paginas a diferentes carpetas o documentos (modulo opcional).
  4. Borrado, visualizacion, impresion y digitalizacion de nuevas imagenes a grupos ya creados.
  5. Exportacion de imagenes directamente a fax y a disco o diskette.

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4 - NoPaper, Componentes del Sistema

NoPaper puede partir de una configuracion monousuario minima e ir incrementando sus prestaciones hasta configurar un sistema multipuesto en entornos de red de area local.

Las estaciones de trabajo estan compuestas por ordenadores tipo PC con Windows 2000/XP/Vista/Windows 7.

Una configuracion monousuario completa comprende

  1. Digitalizador de documentos (Scanner).
  2. Monitor 1024x768 o superior.
  3. Impresora compatible Windows.
  4. Disco para almacenamiento de las imagenes (Optico, Magnetico, Jukebox, USB, SAN/Nas, etc.).
  • Opciones:
  1. OCR.
  2. Versiones multiusuario.
  3. Capturador video.

 

  • Formatos de imagen:
  1. TIFF CCITT G3 y G4.
  2. PCX, JPG, BMP, PNG, etc..

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* Datos sujetos a modificacion sin previo aviso.
* Los acentos se han omitido de forma intencionada.

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